Pernahkah Anda berkunjung ke sebuah situs dan diminta untuk membaca kebijakan privasi atau privacy policy? Saat ini, semakin banyak website yang memiliki halaman kebijakan privasi. Dan ketika dibaca, ternyata berisi poin-poin yang lumayan banyak.
Jika Anda memiliki sebuah website, maka sebaiknya Anda juga memiliki halaman kebijakan privasi. Mengapa?
Nah, pertanyaan tersebut dapat terjawab dengan memahami peran privacy policy untuk website. Pada artikel ini, kami akan merangkum apa itu privacy policy, manfaat, serta bagaimana cara mudah membuatnya pada website Anda.
Apa itu Privacy Policy?
Privacy policy atau kebijakan privasi merupakan salah satu halaman yang wajib dimiliki setiap website dan blog. Privacy policy digunakan untuk menginformasikan bagaimana sebuah website mengelola informasi para pengunjung. Tepatnya, informasi apa yang diambil dan untuk apa informasi itu digunakan.
Contoh informasi yang biasa diambil adalah nama, tanggal lahir, alamat email, nomor telepon, alamat IP, dan informasi lainnya yang bersifat privasi. Informasi ini bisa diambil saat pengunjung berada di website Anda, membuat akun, atau melakukan subscription.
Selain itu, di dalam privacy policy Anda juga dapat mencantumkan untuk apa data pengguna tersebut dikumpulkan. Sebagai contoh, website Anda dapat melihat alamat IP pengunjung untuk melihat di halaman apa saja yang mereka kunjungi. Sehingga, Anda dapat memberikan rekomendasi halaman-halaman terkait yang mungkin disukai pengguna tersebut.
Intinya, halaman kebijakan privasi dapat membantu transparansi antara website Anda dengan pengunjung. Keterbukaan ini juga menjadi salah satu poin yang dapat meningkatkan kepercayaan pengunjung, sekaligus menunjukkan kredibilitas website Anda.
Dengan adanya halaman kebijakan privasi di website Anda, sama dengan menghadirkan rasa aman untuk pengunjung. Karena siapa pun yang mengunjungi website Anda dapat mengetahui apa saja data pribadi mereka yang disimpan dan untuk apa data tersebut digunakan.
Kenapa Privacy Policy Penting?
Sebelum membuat privacy policy, sebaiknya ketahui terlebih dahulu mengapa privacy policy penting untuk website Anda miliki.
1. Website lebih terpercaya
Sebagian besar website dengan jangkauan pengguna yang luas, dapat dipastikan memiliki halaman privacy policy. Halaman ini sebagai bukti bahwa pemilik website atau blog paham dan terbuka dengan penggunaan data pengunjungnya. Karena pengunjung dapat mengetahui detail data apa saja yang akan diminta dan disimpan oleh website.
Hal ini penting karena akan meningkatkan rasa percaya pengguna website Anda. Efeknya, pengguna merasa aman dan nyaman untuk mengakses website Anda lebih lama. Bukan tidak mungkin, mereka juga merekomendasikan orang lain untuk membuka website Anda.
2. Mematuhi hukum
Kebijakan privasi itu salah satu bentuk mematuhi hukum di internet. Hukum ini secara khusus bertujuan untuk menjamin tidak adanya hal-hal yang tidak diinginkan. Seperti penyalahgunaan data pengunjung, jual-beli data pengguna, dan lain sebagainya.
Salah satu hukum yang dimaksud adalah General Data Protection Regulation (GDPR). Peraturan yang telah diberlakukan sejak 25 Mei 2018 ini digunakan oleh seluruh orang di dunia yang mengolah, menyimpan, atau memproses data pribadi dari penduduk di seluruh Uni Eropa (EU). Hal ini ditujukan agar semua website tidak dapat menyalahgunakan data pribadi tanpa seizin pengunjung.
Jika terdapat website yang melanggar peraturan tersebut akan berakibat tindakan hukum berupa pengenaan denda. Denda yang dikenakan bisa berkisar antara Rp 174-348 miliar, tergantung dari jenis pelanggarannya.
3. Salah satu syarat layanan pihak ketiga
Halaman privacy policy juga merupakan syarat wajib jika Anda ingin menggunakan layanan pihak ketiga. Contohnya seperti Google AdSense, Google AdWords dan Google Analytics.
Mengapa wajib? Karena pastinya, pihak ketiga tidak ingin berurusan dengan hukum akibat tindak penyalahgunaan data pengunjung. Bagaimanapun juga, layanan pihak ketiga yang disebutkan di atas menggunakan informasi personal pengunjung website Anda untuk mendapatkan data yang berguna.
Baca juga: 5+ Rekomendasi Tools Google Gratis untuk Digital Marketer
Dengan privacy policy transparansi dapat tercapai. Semua pihak yaitu website Anda, pengunjung website, dan layanan pihak ketiga sama-sama mengetahui dengan jelas mengenai aktivitas website Anda, yang tentunya tidak merugikan siapa pun. Kredibilitas website Anda pun akan meningkat, karena Privacy Policy menunjukkan bahwa website Anda mengutamakan keamanan dan kenyamanan pengguna.
Cara Mudah Membuat Privacy Policy di Blog
Tenang! Anda tidak perlu membuat halaman kebijakan privasi sendiri. Terdapat cara yang lebih mudah dan efektif untuk membuat privacy policy.
Anda dapat membuat privacy policy dengan dua cara, yaitu dengan menggunakan generator atau membuat halaman privacy policy di blog secara manual. Simak kedua pembahasannya berikut.
Membuat Privacy Policy dengan Generator
Pada tutorial kali ini, kami akan mencontohkan cara membuat privacy policy dengan Generator. Cara ini sangat mudah, Anda dapat membuatnya secara otomatis dengan gratis!
Sebagai catatan, belum ada privacy policy generator dengan pengaturan bahasa Indonesia. Namun, jika sasaran website Anda adalah pengguna dalam negeri sekaligus luar negeri, ini seharusnya tidak jadi masalah. Malah, cara ini dapat menjadi solusi membuat privacy policy dalam bahasa Inggris secara praktis.
Oke, langsung saja. Pertama-tama silakan akses situs Privacy Policy Online, lalu klik Free Generators, dan pilih Privacy Policy Generator.
Selanjutnya Anda diminta mengisi nama website Anda beserta URL-nya, setelah itu klik Next.
Lalu Anda akan ditanya tiga pertanyaan yang harus dijawab. Pertanyaan tersebut berkaitan dengan cookies, Google AdSense, dan pihak ketiga seperti yang telah dibahas. Hal ini akan berpengaruh pada hasil pengaturan Privacy Policy Anda.
Setelah itu, silakan isi bagian Country dengan negara Anda dan State dengan kota Anda. Jika kota Anda tidak ditemukan, Anda dapat memilih pilihan yang terdekat. Lalu klik Next.
Selanjutnya masukan nama email Anda dan klik Create Privacy Policy.
Lalu akan muncul beberapa bagian seperti di bawah. Pada bagian kanan, terdapat preview teks Privacy Policy yang akan muncul di blog Anda. Sedangkan untuk memasukkannya ke dalam blog Anda, silakan klik Copy to Clipboard.
Silakan login ke dashboard WordPress Anda, lalu buat halaman baru. Pada block editor silakan pilih versi code editor. Hal ini karena pengaturan Privacy Policy Anda masih dalam bentuk code. Ingat, jangan hapus tag HTML apapun ya!
Klik titik tiga pada ujung kanan atas pada Editor Guttenberg di WordPress Anda, selanjutnya klik Code Editor.
Baca juga: Update WordPress 5.0: Guttenberg Editor dan Tema Baru
Selanjutnya Anda dapat paste atau masukan salinan teks ke editor, seperti gambar di bawah. Jangan lupa untuk memberi judul Privacy Policy.
Setelah Anda klik Publish, maka Privacy Policy Anda sudah selesai!
Membuat Privacy Policy Sendiri
Karena privacy policy yang Anda buat melalui generator belum memiliki fitur bahasa Indonesia. Jadi jika Anda ingin menggunakan privacy policy dalam bahasa Indonesia, Anda dapat membuatnya sendiri.
Anda dapat menggunakan contoh privacy policy di bawah ini. Tapi tentunya Anda dapat menyesuaikan dengan kebutuhan website Anda.
Privacy Policy untuk (nama blog Anda)
Di (nama blog Anda), dapat diakses dari (alamat URL), salah satu prioritas utama kami adalah privasi pengunjung kami. Dokumen Kebijakan Privasi ini berisi jenis informasi yang dikumpulkan dan dicatat oleh (nama blog Anda).com dan bagaimana kami menggunakannya.
Jika Anda memiliki pertanyaan tambahan atau memerlukan informasi lebih lanjut tentang Kebijakan Privasi kami, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Informasi yang Kami Kumpulkan
(nama blog Anda).com mengikuti prosedur standar menggunakan file log. File-file ini mencatat pengunjung ketika mereka mengunjungi situs web. Semua perusahaan hosting melakukan ini dan merupakan bagian dari analisis layanan hosting. Informasi yang dikumpulkan oleh file log termasuk alamat protokol internet (IP), jenis browser, Penyedia Layanan Internet (ISP), tanggal dan waktu, halaman rujukan/keluar, dan mungkin jumlah klik. Ini tidak terkait dengan informasi apa pun yang dapat diidentifikasi secara pribadi. Tujuan informasi adalah untuk menganalisis tren, mengelola situs, melacak pergerakan pengguna di situs web, dan mengumpulkan informasi demografis.
Cookies
Seperti situs web lainnya, (nama blog Anda).com menggunakan ‘cookie’. Cookie digunakan untuk menyimpan informasi seperti preferensi pengunjung dan halaman yang diakses atau dikunjungi pengunjung pada situs web ini. Informasi tersebut kami gunakan untuk mengoptimalkan pengalaman pengguna dengan menyesuaikan konten halaman web kami.
Kebijakan Privasi Pihak Ketiga
Kebijakan Privasi (nama blog Anda).com tidak berlaku untuk pengiklan atau situs web lain. Karena itu, kami menyarankan Anda untuk membaca seksama masing-masing Kebijakan Privasi dari pihak ketiga untuk informasi yang lebih rinci. Anda berhak untuk menonaktifkan cookies pada browser Anda.
Informasi Anak
Salah satu prioritas kami adalah membantu perlindungan untuk anak-anak saat menggunakan internet. Kami mendorong orang tua dan wali untuk mengamati, berpartisipasi, memantau, dan membimbing aktivitas online mereka.
(nama blog Anda).com tidak dengan sengaja mengumpulkan informasi identifikasi pribadi apa pun dari anak-anak di bawah umur. Jika menurut Anda anak Anda memberikan informasi semacam ini di situs web kami, kami sangat menganjurkan Anda untuk segera menghubungi kami dan kami akan melakukan upaya terbaik kami untuk segera hapus informasi tersebut dari catatan kami.
Persetujuan
Dengan menggunakan situs web kami, Anda dengan ini menyetujui Kebijakan Privasi kami dan menyetujui syarat dan ketentuannya.
7 Poin Penting yang Harus Ada di Privacy Policy
Sebelumnya, Anda bisa lihat bagaimana format privacy policy. Anda sebetulnya tinggal copy-paste saja isinya. Namun, kalau Anda penasaran dengan informasi apa saja yang biasanya selalu dicantumkan, coba simak penjelasan di bawah.
1. Informasi apa yang dikumpulkan
Poin pertama yang harus ada di halaman kebijakan privasi Anda adalah sebutkan apa informasi apa saja yang website Anda kumpulkan dari pengunjung. Sebutkan dengan detail, seperti nama pengguna, nomor telepon, alamat, IP Address.
Selain informasi dasar, berikut kami sajikan daftar informasi yang biasanya dikumpulkan dari pengunjung website.
- Informasi kontak, seperti nama, nomor telepon, nomor telepon, username, dan informasi dasar lainnya.
- Alamat IP yang digunakan untuk mengakses website Anda.
- Informasi pendidikan dan pekerjaan.
- Cookies untuk melihat rekam jejak pengunjung di website Anda.
- Username dan kata sandi yang pengguna gunakan untuk login ke website Anda.
- Informasi pembayaran, seperti nomor kartu kredit atau debit yang dapat pengunjung simpan ataupun pada saat transaksi.
- Komentar, feedback, posting, atau konten lain yang pengunjung berikan kepada website.
- Cara komunikasi yang dipilih pengunjung, biasanya untuk keperluan promosi dan komunikasi seperti email marketing, pengingat transaksi, dan lain sebagainya.
- Pembelian dan riwayat pencarian yang dilakukan pengunjung di website Anda.
- Lokasi perangkat pengunjung, bertujuan untuk memberikan konten yang lebih relevan sesuai lokasi pengunjung website.
- Minat pribadi pengunjung, seperti hobi.
- Komunikasi dengan pengunjung lainnya di website Anda.
Jika terdapat informasi di luar poin-poin di atas yang website Anda kumpulkan, silakan sebutkan dan tambahkan pada halaman privacy policy. Selain itu, poin lainnya yang perlu diperhatikan adalah jika pengunjung dapat sign up ke website Anda menggunakan akun aplikasi pihak ketiga seperti akun Google atau akun Facebook.
Jelaskan pula bahwa website Anda akan mengumpulkan informasi dari pihak ketiga tersebut. Tentunya, sesuai izin pengunjung pada saat memberikan persetujuan akun website ditautkan ke akun pihak ketiga yang digunakan untuk sign up.
2. Cara mengumpulkan informasi
Ketika seorang pengunjung masuk ke laman situs website Anda, katakan sejelasnya apakah data pribadi akan terekam secara otomatis atau tidak.
Nah, terdapat beberapa cara pengumpulan data informasi pengunjung oleh website, yaitu:
- Situs web, saat melakukan pendaftaran, pembuatan akun, dan pembelian.
- Pihak ketiga, dari database publik, mitra pemasaran bersama, jejaring sosial, dan lain-lain.
- Server berkas log, berupa alamat IP untuk mengidentifikasi waktu dan halaman-halaman yang dikunjungi di website.
- Penggunaan aplikasi, jika pengunjung menggunakan aplikasi Anda, informasi tanggal dan waktu pemakaian aplikasi dapat Anda kumpulkan, serta melacak dan mengumpulkan penggunaan aplikasi, lokasi fisik, dan lain sebagainya.
Salah satu contohnya seperti yang dilakukan Niagahoster. Ketika pengunjung melakukan sign up dan mengisi data pribadi mereka, maka begitulah salah satu cara kami mengumpulkan informasi dari pengunjung website.
3. Cookies
Jika website Anda menggunakan cookies untuk melihat rekam jejak dan aktivitas pengguna, maka Anda perlu menjelaskannya pula pada privacy policy. Di dalam poin cookies, Anda perlu menjelaskan kepada pengunjung apa itu cookies dan bagaimana cara kerjanya.
Termasuk keterangan bahwa dengan cookies, pengunjung tidak perlu lagi melakukan setting setiap mengunjungi website, karena histori pengunjung akan terekam. Misalnya ketika pengunjung kembali ke website untuk login, maka cookies akan mengingat email pengunjung sehingga tidak perlu menuliskan emailnya kembali.
Selain itu, jabarkan data apa saja yang diambil oleh cookies, misalnya nama, alamat email, nomor telepon, dan lain sebagainya yang diberikan oleh pengunjung. Jangan lupa jelaskan tujuan Anda menyimpan cookies pengunjung, misalnya untuk menyediakan konten yang lebih personal, menampilkan iklan, rekomendasi konten, dan lain-lain.
Tetapi, seorang pengunjung juga berhak untuk tidak memberikan data pribadinya. Maka, Anda dapat memberitahukan bahwa pengunjung dapat menonaktifkan cookies. Namun, karena tidak ada data yang terekam, kemungkinan pengunjung tidak dapat mendapatkan kenyamanan semaksimal jika menggunakan cookies.
Lihat juga: [Tercepat] Cara Membersihkan/Menghapus Cache dan Cookies di Browser
4. Cara penggunaan informasi
Setelah memberitahu pengunjung tentang pengumpulan informasi dan cookies, Anda harus pula menjelaskan bagaimana cara Anda menggunakan informasi tersebut. Hal ini agar pengunjung mengetahui untuk apa data mereka disimpan.
Terdapat beberapa cara untuk menggunakan data pribadi pengunjung, yaitu:
- Mengupdate informasi layanan atau produk kepada pelanggan.
- Untuk keperluan komunikasi, proses penawaran/pembelian produk atau layanan
- Mengirim katalog, promosi, email marketing, newsletter, dan proses digital marketing lainnya
- Mengungkap informasi kepada pemerintah atau pihak yang berwenang. Utamanya, untuk urusan yang berkaitan dengan hukum yang berlaku.
- Agar pengunjung dapat menggunakan layanan website.
- Untuk evaluasi, pengembangan, analisis data, pemecahan masalah, survei, dan peningkatan pelayanan website.
- Memberikan rekomendasi konten atau iklan yang lebih sesuai dengan kebutuhan user.
Di atas ini adalah contoh bagaimana Niagahoster memberitahu untuk apa data user-nya digunakan.
5. Penyimpanan informasi
Poin penyimpanan informasi ini berkaitan erat dengan sisi keamanan. Sebagai pemilik website, Anda harus memastikan keamanan data yang telah Anda kumpulkan dari pengguna.
Di dalam kebijakan privasi, Anda dapat menyebutkan cara yang dipakai untuk mengamankan data pribadi pengunjung seperti, langkah organisasional, teknis, dan administratif. Maksudnya adalah uraikan ke dalam poin-poin rinci, seperti:
- Keamanan gedung dan akses sistem berlapis.
- Pengarsipan secara aman dan terkunci untuk semua berkas.
- Penggunaan enkripsi.
- Proses otentikasi yang ketat, kata sandi yang kuat untuk dapat mengakses sistem.
- Akses terbatas pada untuk informasi pribadi.
- Menggunakan pusat data dengan keamanan tingkat tinggi.
Baca juga: Segera Cek Keamanan Website dengan 20+ Tools Gratis Ini!
6. Berbagi data dengan pihak ketiga
Pihak ketiga adalah pihak yang terlibat dalam urusan antara pemilik website dengan pengunjung website. Misalnya, pengunjung Anda menggunakan OVO untuk bertransaksi di website Anda, maka OVO adalah pihak ketiga. OVO tidak berhubungan langsung dengan website dan pengunjung, hanya digunakan untuk membantu urusan antara dua pihak.
Jika pengunjung meng-klik link pihak ketiga (aplikasi atau situs tertentu) dari website Anda, maka pengguna harus mengikuti privacy policy yang berbeda. Itu artinya, seluruh kebijakan privasi dari situs yang Anda rujuk bukanlah tanggung jawab Anda.
Selain itu, jelaskan bahwa website Anda tidak akan membagikan data pengunjung ke sembarang pihak. Meskipun terdapat link ke pihak ketiga, belum tentu website Anda akan berbagi data pengunjung. Jika website Anda melakukan data sharing kepada pihak ketiga, Anda harus cantumkan nama pihak ketiga tersebut dan jabarkan data apa saja yang dibagikan.
7. Kebijakan Lainnya
Kelima poin Privacy Policy di atas merupakan poin yang umum ada di setiap website. Anda dapat menambahkan hal-hal yang menurut Anda penting.
Perlu diketahui bahwa setiap website memiliki kebijakan yang berbeda sesuai dengan kebutuhan. Berikut beberapa kebijakan lainnya yang dapat Anda tambahkan:
- Iklan. Jika data pengunjung digunakan untuk mengukur dan memberikan iklan yang relevan dengan minat dan lokasi geografis.
- Google AdSense. Data pengunjung direkam untuk melihat analisa dan strategi Google AdSense. Karena menyangkut perihal komersil, poin ini penting untuk ada di halaman kebijakan privasi.
- Perubahan atau pembaruan kebijakan. Pemilik website berhak memperbarui kebijakan privasi sewaktu-waktu sesuai kondisi dan kebutuhan.
- Penggunaan situs oleh anak di bawah umur. Untuk perlindungan anak di bawah umur, jelaskan bahwa website Anda dapat menggunakan alamat email orang tua untuk meminta persetujuan atau memberikan laporan aktivitas online anaknya pada website Anda. Orang tua juga berhak meminta penghapusan data anak yang telah terekam oleh server.
8. Persetujuan
Pada poin terakhir ini, tegaskan bahwa kebijakan yang Anda buat sudah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Biasanya poin persetujuan juga menekankan bahwa pengguna secara otomatis setuju terhadap syarat penggunaan yang tercantum dalam Privacy Policy.
Buat Privacy Policy Sekarang!
Privacy policy sangat dibutuhkan oleh semua web yang ada di internet, begitu juga dengan website Anda! Dengan adanya privacy policy atau kebijakan privasi, website Anda telah memenuhi salah satu kriteria website terpercaya.
Dengan tutorial pada artikel ini, Anda dapat dengan mudah membuat halaman privacy policy baik menggunakan generator maupun membuat sendiri. Apapun pilihan Anda, tetap diingat bahwa berinternet sama dengan harus menaati segala peraturannya.
Sudahkah blog Anda memiliki privacy policy? Setelah membuat halaman privacy policy, ada halaman yang tidak kalah penting untuk website Anda miliki, yaitu disclaimer. Anda dapat mengikuti → tutorial membuat halaman disclaimer.
